PLANEACIÓN
La planeación (planificación o planeamiento) es
una función administrativa que comprende el análisis de una situación, el
establecimiento de objetivos, la formulación de estrategias que permitan
alcanzar dichos objetivos, y el desarrollo de planes de acción que señalen cómo
implementar dichas estrategias. Dicho en otras palabras, la planeación analiza
dónde estamos, establece dónde queremos ir, y señala qué vamos a hacer para
llegar ahí y cómo lo vamos a hacer.
La planeación es la primera función
administrativa ya que sirve de base para las demás funciones (organización,
coordinación y control). Al proponer objetivos y señalar qué es lo que se va a
hacer para poder alcanzarlos, permite organizar mejor las áreas y recursos de
la empresa, coordinar mejor las tareas y actividades, y controlar y evaluar
mejor los resultados (al permitir comparar los resultados obtenidos con los
planificados).
Pero además de servir como base para
las demás funciones administrativas, la planeación es importante debido a las
siguientes razones:
·
Reduce la incertidumbre y minimiza el riesgo: al prever los
cambios del entorno y señalar cómo se va a reaccionar ante estos en cuanto
lleguen, reduce la incertidumbre que presenta el futuro y minimiza el riesgo de
que dichos cambios afecten negativamente a la empresa.
·
Genera eficiencia: al proponer objetivos concretos y
señalar qué es lo que se va a hacer para poder alcanzarlos, evita la
improvisación y, por el contrario, permite una mejor coordinación de las tareas
y actividades, y un mejor uso de los recursos.
·
Genera compromiso y motivación: al ser un proceso
que involucra a todos los miembros de la empresa y requerir la participación de
varios de estos en su elaboración, genera compromiso e identificación con los
objetivos, y con ello, motivación en su consecución.
Se suele pensar que la planeación es
algo que solo le compete a las grandes empresas; sin embargo, lo cierto es que
esta es fundamental para el éxito de toda empresa sin importar su tamaño,
especialmente en esta época de cambios en donde prácticamente es una obligación
anticiparse al futuro.
Proceso
de la planeación
Además de ser una función
administrativa que comprende el análisis de una situación, el establecimiento
de objetivos, la formulación de estrategias, y el desarrollo de planes de
acción, también es posible definir a la planeación como el proceso a través del
cual se realiza cada una de estas actividades.
A continuación cada una de las etapas
que conforman el proceso de la planeación:
1.
Análisis de la situación
El proceso de la planeación empieza por el
análisis de una situación.
En caso de tratarse de una planeación general
para toda la empresa (planeación estratégica), un análisis de la situación
podría implicar el análisis de las diferentes fuerzas externas que afectan o
podrían afectar a la empresa (fuerzas económicas, fuerzas sociales, fuerzas
gubernamentales, fuerzas tecnológicas, consumidores, competencia, etc.), así
como el análisis de las diferentes áreas que puedan existir en la empresa
(administración, marketing, finanzas, recursos humanos, producción, etc.).
En caso de tratarse de una planeación aplicable
solo a una determinada área de la empresa (planeación táctica), un análisis de la
situación podría implicar el análisis de los diferentes elementos que puedan
existir en dicha área; por ejemplo, para el área de marketing, podría implicar
el análisis del producto, el precio, la distribución, la promoción, la
publicidad, el servicio al cliente, etc.
Y en caso de tratarse de una planeación a nivel
de operaciones (planeación operacional), un análisis de la situación podría
implicar el análisis de los elementos necesarios para realizar una tarea o
actividad específica; por ejemplo, podría implicar el análisis de los recursos
con los que se cuenta para realizar la tarea o actividad, el plazo que se
tiene, el presupuesto disponible, etc.
La razón de un análisis de la situación es la de
tener una base para el establecimiento de objetivos; por ejemplo, al analizar
las fuerzas externas que afectan o podrían afectar a la empresa, es posible
detectar cambios en el entorno, y así establecer objetivos que permitan
aprovecharlos o hacerles frente; o al analizar los diferentes elementos que
puedan existir en la empresa o en una determinada área, es posible conocer los
recursos y capacidades con los que se cuenta, y así establecer objetivos que
permitan aprovecharlos o que los tomen en cuenta.
2.
Establecimiento de objetivos
Luego del análisis de la situación la siguiente
etapa del proceso de la planeación es el establecimiento de objetivos.
Se deben establecer objetivos en base al
análisis de la situación previamente realizado; por ejemplo, objetivos que
permitan aprovechar o hacer frente a los cambios detectados en el entorno, que
permitan aprovechar o que tomen en cuenta los recursos y capacidades con los
que cuenta la empresa o una determinada área, o que consideren los recursos y
las condiciones que se tiene para realizar una tarea o actividad específica.
Los objetivos de una empresa suelen
clasificarse de acuerdo a diferentes aspectos, pero al momento de realizar una
planeación lo común es clasificarlos según su jerarquía en objetivos
estratégicos, objetivos tácticos y objetivos operacionales:
·
Objetivos estratégicos: los objetivos
estratégicos (u organizacionales) son objetivos generales y de largo plazo que
consideran a la empresa como un todo y que buscan definir el rumbo de esta.
Ejemplos de objetivos estratégicos son “ser la empresa líder del mercado”,
“lograr una mayor participación en el mercado”, “ser una marca reconocida en el
mercado”, etc.
·
Objetivos tácticos: los objetivos tácticos (o
departamentales) son objetivos de mediano plazo que se dan a nivel de áreas o
departamentos. Ejemplos de objetivos tácticos son “incrementar las ventas en un
20%”, “aumentar la eficiencia de la producción en un 10%”, “reducir el nivel de
ausentismo de los trabajadores en un 15%”, etc.
·
Objetivos operacionales: los objetivos
operacionales son objetivos específicos y de corto plazo que se dan a nivel de
operaciones y que comprenden las tareas o actividades de cada área. Ejemplos de
objetivos operacionales son “aumentar la eficiencia con la que se realiza una
tarea”, “reducir el tiempo en que se realiza una actividad”, “mejorar la efectividad
de una campaña publicitaria”, etc.
3.
Formulación de estrategias
Luego del establecimiento de los objetivos, la
siguiente etapa del proceso de la planeación es la formulación de estrategias.
Se deben establecer estrategias que permitan
alcanzar los objetivos propuestos de la mejor manera posible, pero que también
tomen en cuenta el análisis de la situación realizado; por ejemplo, estrategias
que sean factibles para la empresa o para una determinada área teniendo en
cuenta los recursos y capacidades con los que cuentan.
Tal como en el caso de los
objetivos, las estrategias de una
empresa también suelen clasificarse de acuerdo a diferentes
aspectos, pero al momento de hacer una planeación lo común es clasificarlas
según su jerarquía en estrategias organizacionales y estrategias funcionales:
·
Estrategias organizacionales: las estrategias
organizacionales son estrategias que afectan a la empresa en su totalidad y que
buscan alcanzar objetivos organizacionales. Ejemplos de estrategias
organizacionales son “adquirir a uno de los proveedores de la empresa”,
“incursionar en un nuevo mercado geográfico”, “formar una sociedad con otra
empresa”, etc.
·
Estrategias funcionales: las estrategias
funcionales son estrategias que afectan a una determinada área funcional de la
empresa y que buscan alcanzar objetivos tácticos. Ejemplos de estrategias
funcionales son “dotar al producto de nuevas características”, “utilizar un
nuevo programa de capacitación”, “acceder a una nueva fuente de
financiamiento”, etc.
4. Diseño
de planes de acción
Luego de la formulación de las estrategias, la
siguiente y última etapa del proceso de la planeación es el diseño de planes de
acción.
Los planes de acción son documentos en donde se
especifican las tareas y otros elementos necesarios para implementar o ejecutar
las estrategias formuladas.
Algunos de los elementos que suelen contener los
planes de acción son:
·
las tareas a realizar: las tareas, actividades o
acciones que se van a realizar para implementar las estrategias.
·
la asignación de recursos: los recursos que se van a
utilizar para realizar las tareas e implementar las estrategias, y la forma en
que se van a distribuir.
·
los responsables y encargados: los responsables y
encargados de realizar las tareas e implementar las estrategias.
·
el programa de tareas: el programa o cronograma
con fechas de inicio y plazos para realizar las tareas e implementar las
estrategias.
·
el presupuesto requerido: la inversión requerida
para realizar las tareas e implementar las estrategias.
Los planes de acción sirven de guía para
implementar o ejecutar las estrategias, y como instrumento de control al
permitir comprobar que las tareas se estén realizando tal como lo especificado,
y que se estén cumpliendo en los plazos acordados; pero además sirven para que
los objetivos, las estrategias y todo lo planificado sea del conocimiento de
todos los miembros de la empresa o del área para la cual se ha realizado la planeación.
Tipos de
planeación
Tal como en el caso de los objetivos y las
estrategias, la planeación de una empresa también suele clasificarse de acuerdo
al nivel jerárquico en donde se realice en planeación estratégica, planeación
táctica y planeación operacional.
Planeación
estratégica
La planeación estratégica es
aquella que se da a nivel organizacional.
En la planeación estratégica se analiza el
entorno de la empresa y su situación interna, se establecen objetivos
estratégicos, se formulan estrategias organizacionales, y se diseñan planes de
acción que parecen simples y genéricos pero que afectan a una gran variedad de
actividades (planes estratégicos).
Otras características de la planeación
estratégica son:
·
considera
un enfoque global de la empresa.
·
es
elaborada por la cúpula de la empresa (dueños o altos directivos).
·
es
proyectada a largo plazo (en teoría para un periodo de 5 años a más, aunque hoy
en día en la práctica, debido a los constantes cambios del entorno, para un
periodo de 3 a 5 años).
·
sirve
de base para las demás planeaciones de la empresa (planeación táctica y
planeación operativa).
Planeación
táctica
La planeación táctica es aquella que se da a
nivel funcional o departamental.
En la planeación táctica se analiza la situación
de una determinada área o departamento, se establecen objetivos tácticos, se
formulan estrategias funcionales, y se diseñan planes de acción con un alcance
menor pero más detallados que los estratégicos (planes tácticos).
Otras características de la planeación táctica
son:
·
considera
solo una determinada área o departamento de la empresa.
·
es
elaborada por los gerentes o jefes de cada área.
·
es
proyectada a mediano plazo (para un periodo de 1 a 3 años).
·
se
rige en función de la planeación estratégica.
Planeación
operacional
La planeación operacional es aquella que se da a
nivel de operaciones.
En la planeación operacional se analiza la
situación de los elementos necesarios para realizar una tarea o actividad específica,
se establecen objetivos operacionales, se formulan estrategias simples o cursos
de acción, y se diseñan planes o programas de acción con un alcance menor pero
más detallados que los tácticos (planes operacionales).
Otras características de la planeación
operacional son:
·
considera
solo una tarea o actividad específica.
·
es
elaborada por los jefes o responsables de cada equipo de trabajo.
·
es
proyectada a corto plazo (para un periodo no mayor de 1 año).
·
se
rige en función de la planeación táctica.
Características
de la planeación
La planeación es fundamental para el éxito de
toda empresa; sin embargo, no todas las empresas que la aplican tienen un mejor
desempeño que las que no lo hacen, ya que no basta con realizar cualquier
planeación sino que es necesario que esta cuente con algunas características.
Las siguientes son algunas características con
las que debe contar toda planeación:
Es
precisa
La planeación debe contemplar objetivos
específicos expresados en términos de cantidad y tiempo tales como “incrementar
las ventas en un 20% para el próximo trimestre” que permitan tener un punto de
referencia para medir los resultados (aunque también puede contemplar objetivos
generales tales como “ser la empresa líder del mercado” que ayuden a establecer
un rumbo, pero siempre y cuando estén acompañados de objetivos específicos),
así como estrategias o acciones concretas que permitan saber exactamente qué es
lo que se debe hacer para poder alcanzar los objetivos.
Es
factible
Debe proponer objetivos ambiciosos y desafiantes
capaces de generar entusiasmo, pero que a la vez sean factibles; es decir, que
estén dentro de las posibilidades de la empresa o del área para la cual se ha
realizado, teniendo en cuenta las condiciones del entorno, y los recursos y
capacidades con los que se cuenta; así como estrategias y cursos de acción
igualmente factibles teniendo en cuenta los recursos y capacidades disponibles.
Es
coherente
Debe considerar todos los objetivos, estrategias
y planes realizados en la empresa y procurar que todos estos elementos sean
coherentes entre sí; por ejemplo, debe procurar que los objetivos de un área o
departamento estén alineados con los objetivos generales de la empresa, pero
también con los objetivos de las demás áreas o departamentos.
Es
evaluada constantemente
No solo se debe evaluar los resultados de una
planeación, sino que también cada cierto tiempo se debe evaluar su desarrollo;
por ejemplo, para ver si los objetivos establecidos aún siguen siendo los
objetivos que se pretende alcanzar teniendo en cuenta las nuevas condiciones
del entorno, o para ver si las estrategias formuladas pueden ser mejoradas
teniendo en cuenta los recursos y capacidades con los que ahora se cuenta.
Es
flexible
La planeación no debe estar escrita en pierda,
sino ser lo suficientemente flexible como para permitir cambios, ajustes o
correcciones a medida que se vaya ejecutando; por ejemplo, cuando debido a los
cambios repentinos del entorno sea necesario establecer nuevos objetivos que se
adapten a estos, cuando debido a un cambio importante en la disponibilidad de
los recursos del área para la cual se ha realizado sea necesario cambiar de
estrategias, o cuando debido a que no se estén obteniendo los resultados
esperados sea necesario corregir los planes de acción.
Es
permanente
Finalmente, la planeación no es algo que se
realiza una sola vez y que termina con la ejecución de los planes de acción,
sino que se trata de un proceso permanente y continuo en donde una vez
alcanzado los objetivos propuestos, se deben proponer nuevos objetivos, y con
ello, nuevas estrategias y nuevos planes de acción que permitan alcanzarlos.
PRINCIPIOS
DE LA PLANEACION
Los principios en la
planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que
la forman. Un principio es una proposición que se formula para que sirva de
guía a la acción.
Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicación tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales.
Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicación tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales.
Principio de la universalidad.
La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.
Principio de racionalidad.
Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos.
El Principio de la Precisión
Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque va a regir acciones concretas.
Cuando se carece de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que se coordinen serán, de manera necesaria, parcial o totalmente ineficaces.
Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuando mejor se fijen los planes, será menor ese campo de lo eventual. Con lo que se habrá robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un solido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.
El Principio de la Flexibilidad
Dentro de la precisión, todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan de este, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.
Este principio podrá parecer contradictorio a primera vista con el anterior, pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales, lo rígido, lo que no puede cambiarse de ningún modo. Flexible es lo que tiene una dirección básica, pero permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. Así, una espada de acero es flexible, porque doblándose, sin romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona.
Todo plan preciso debe prever, en lo posible, varios supuestos o cambios que puedan ocurrir:
a) Ya sea fijando máximos y mínimos, con una tendencia central entre ellos, como lo más normal.
b) Ya proveyendo de antemano caminos de sustitución para las circunstancias especiales que se presenten.
c) Ya estableciendo sistemas para su rápida revisión.
El Principio de la Unidad de Dirección
Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.
Es evidente que mientras hay planes inconexos para cada función habrá contradicciones, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos: producción, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse de tal forma que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables.
De ahí surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formación. Al hablar de la dirección, se repetirá este principio exclusivamente para distinguirlo del de la unidad de mando.
El principio de factibilidad.
Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.
El principio de compromiso.
La planeación debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisión. Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos.
Principio de factor limitante.
En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas alternativas para llegar a un fin.
Principio de inherencia.
La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.
El Principio de Participación
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo. O que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento. La elaboración en grupo asegura un resultado más objetivamente eficiente, puesto que varios colaboran en formarlo con puntos de vista distintos y complementarios. Además esta participación constituye una de las mayores motivaciones que se conocen hoy en día para realizarlo, ya que se siente un mayor grado de compromiso con el plan en que se ha aportado el conocimiento personal sobre las pequeñas contingencias de lo que se presenta distinto cada día.
Objetivos de la planeación
empresarial
La
planeación empresarial tiene diferentes objetivos, mejorar la capacidad de la
organización para adaptarse a los cambios en el ambiente. Cambiar el
comportamiento de los empleados a través de su incorporación participativa en
el desarrollo y crecimiento de la organización. El objetivo de la estrategia
empresarial, a veces también llamada gestión estratégica de empresas, es la
búsqueda deliberada de un plan de acción que desarrolle la ventaja competitiva
de una empresa y la acentúe de forma que ésta logre crecer y expandir su
mercado reduciendo la competencia. La estrategia articula todas las
potencialidades de la empresa, de forma que la acción coordinada y
complementaria de todos sus componentes contribuya al logro de objetivos
definidos y alcanzables. Idealmente, el análisis estratégico debería buscar las
relaciones sistemáticas existentes entre las elecciones que realizan la alta
dirección y los resultados económicos que obtiene la empresa.
Bibliografía
Escobar, A. A. (s.f.). Gestiopolis. Obtenido de
http://www.gestiopolis.com/planeacion-empresarial-dentro-del-proceso-administrativo/
ROMANO, D. (s.f.). La
planeacion. Recuperado el 23 de octubre de 2016, de
http://adminitracionyplaneaciondionicio.blogspot.mx/2010/04/los-principios-en-la-planeacion-son-muy.html
